การเลือกเครื่องทำลายเอกสาร 

แม้ว่าทุกวันนี้เครื่องทำลายเอกสารจะยังคงเป็นสิ่งสำคัญในบริษัทและภาคธุกรกิจหลาย ๆ ที่ แต่น้อยครั้งมากที่เราจะทราบได้จริง ๆ ว่าเครื่องทำลายเอกสารแบบไหนเหมาะกับบริษัทของเรา
ควรทราบก่อนว่าเครื่องทำลายเอกสารในทุกวันนี้มีการพัฒนาไปมากไม่เพียงแค่ทำลายกระดาษได้เท่านั้น ยังสามารถทำลายกระดาษ ทำลายเอกสารที่มี clip หนีกระดาษติดอยู่ได้ด้วย
ทำลายเอกสารสำคัญที่ไม่ใช่กระดาษอย่างบัตรเครดิตก็ได้
ดังนั้นแล้วการเลือกเครื่องทำลายเอกสารควรจะคำนึงดังนี้

1. ความจำเป็นที่ต้องใช้งาน
บางบริษัทอาจจะมีขนาดเล็ก ไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องทำลายเอกสารก็ได้ แต่หากเป็นบริษัทที่ต้องใช้เครื่องทำลายเอกสาร และใช้บ่อยมาก หากซื้อเครื่องเล็กไปก็จะไม่เพียงพอ หากซื้อใหญ่ไปก็เปลืองค่าใช้จ่าย จึงต้องคิดให้ดีก่อน

2. จำนวนเอกสารที่จะทำลาย
ความเร็วในการทำลายเอกสาร ของเครื่องทำลายเอกสารแต่ละเครื่อง ไม่เท่ากัน ซึ่งจะระบุไว้ชัดเจนว่า กระดาษขนาด x gram ทำลายได้ครั้งละ y แผ่น และมีความเร็วในการตัด z mm. วินาที ซึ่งเราสามารถคำนวนคร่าว ๆ ได้จากจำนวนกระดาษที่เราจะทำลายต่อครั้ง คูณด้วย (ความยาวกระดาษ/ความเร็วต่อวินาที)
หากใช้เวลานานเกินไป ก็ควรจะเลือกที่ใหญ่กว่านี้ดีกว่า

3. ประเภทการตัด
เครื่องทำลายเอกสารมีการแบ่งออกเป็นสองประเภทการตัดกว้าง ๆ ได้แก่
- ตัดแบบตรง สำหรับทำลายเอกสารที่ต้องอยู่ในสภาพสมบูรณ์เท่านั้นถึงใช้งานได้
- ตัดแบบ cross สำหรับทำลายเอกสารที่เป็นความลับ ห้ามหลุดออกไปแม้แต่น้อย
บางเครื่องอาจจะมีความสามารถทั้งสองอยู่ในเครื่องเดียวกัน เพื่อความเร็ว และ ลดการสึกกร่อนของใบมีด

4. ความสามารถเสริม
อย่างที่เกริ่นไปแล้วว่า เครื่องทำลายเอกสารทุกวันนี้เก่งมาก ขึ้น สามารถทำลายเอกสารได้ โดยไม่ต้องถอด clip หนีบกระดาษ หรือ Max เย็บกระดาษเลย ทำลายบัตรเครดิตก็ได้ แต่นั่นก็หมายถึงราคาที่จะเพิ่มขึ้นด้วย หาไม่ได้ใช้งาน function เหล่านี้ ก็ควรจะเลือกเครื่องแบบธรรมดาดีกว่า

5. ถังบรรจุ
ยิ่งถังใหญ่ยิ่งเก็บเอกสารที่ทำลาย แล้วได้เยอะขึ้น แต่บางครั้งถ้าถังจุใหญ่มาก อาจจะมีปัญหาในการกำจัดกับ home office หรือ สำนักงานขนาดเล็กได้ รวมถึงจะยกไม่ไหวแล้ว

6. การรับประกัน
การรับประกันที่ว่านี้ไม่เพียงแค่ตัวเครื่องเท่านั้น แต่ประกันใบมีดจะแยกออกต่างหาก ในบางยี่ห้อรับประกันใบมีดถึงสามสิบปีทีเดียว

ดังนั้นแล้วการเลือกเครื่องทำลายเอกสาร ควรอ่านข้อมูลโดยละเอียด และทำความเข้าใจว่า เครื่องไหนกันแน่ที่เหมาะกับเรา